Come scegliere la migliore location per il tuo evento

Luoghi in cui organizzare eventi privati

Scegliere la giusta location per il proprio evento speciale è fondamentale per garantirne il successo. I parametri da tenere in considerazione sono molti, è per questo che, nel caso di eventi di lusso con un elevato numero di ospiti, spesso tale decisione viene affidata ad esperti del settore.

L’attività di location scouting, ovvero di ricerca e selezione delle migliori location per eventi, che portiamo avanti in Genius Eventi non ha mai fine. Parte del nostro team si occupa costantemente della ricerca di nuove ed esclusive location ideali per organizzare feste di compleanno, cene di gala, bar mitzvah, cerimonie. Inoltre, ci prendiamo cura di tutte le negoziazioni e dei permessi necessari per organizzare l’evento nel luogo dei tuoi sogni.

I nostri consigli sulla scelta della location

Per scegliere la migliore location per il tuo evento è importante tenere in considerazione più aspetti. Alcuni di questi possono sembrare di poco conto, ma attenzione a non sottovalutarne nessuno, è in gioco la buona riuscita dell’evento!

Ubicazione e accessibilità
La location scelta per l’evento dovrebbe essere situata in un luogo facile da raggiungere per la maggior parte degli invitati e di facile accesso per i mezzi con i quali arriveranno. Da non sottovalutare per esempio è la presenza o meno di un parcheggio interno alla proprietà nel quale custodire le auto e dal quale accedere in breve alle aree dedicate alla festa.

Numero di invitati e superficie totale
Il numero degli invitati all’evento è un’importante discriminante che permette di capire immediatamente quanti e quali saranno gli spazi necessari. Le migliori soluzioni prevedono infatti l’organizzazione di ogni momento dell’evento in uno spazio diverso: dall’aperitivo di benvenuto alla cena o pranzo, dal taglio della torta fino al party ed ai saluti finali. Ognuno di questi deve consentire agli ospiti di socializzare e divertirsi evitando affollamenti, ma anche l’eccessiva dispersione. La superficie totale della location, o quanto meno delle aree dedicate al ricevimento di eventi, è perciò di estrema importanza.

Distanza dalle strutture ricettive
Molte esclusive location per eventi privati offrono la possibilità di pernottare al loro interno riservando alcune suite oppure l’intera struttura per tutto il tempo necessario. Tuttavia, nel caso in cui la location scelta non disponga di camere è da valutare la sua distanza dalle strutture ricettive più vicine. Deve essere infatti prevista la possibilità per gli ospiti di passare la notte nelle vicinanze una volta terminato la serata.

Esclusività
Nel caso di feste e cerimonie vip nel quale la riservatezza e la privacy degli ospiti è fondamentale, sarà necessario individuare una location che permetta di essere utilizzata in esclusiva solo dagli ospiti per l’intera durata dell’evento.

Restrizioni
Da tenere in considerazione sono anche le caratteristiche stesse dell’evento in questione. Ad esempio se è previsto un party finale con DJ set o musica è fondamentale verificare la possibilità o meno di festeggiare fino a tarda notte. Molte strutture stabiliscono degli orari entro i quali svolgere party, cene, aperitivi, spettacoli oltre i quali non è possibile continuare la festa. È ovvio quindi che le esigenze dell’evento e quelle della location debbano combaciare alla perfezione.