Come si svolge la site inspection: checklist e consigli

Site inspection: di cosa si tratta

Tecnicamente, si parla di sopralluogo quando vengono svolte una o più visite per verificare lo stato esistente di un edificio, un terreno, uno spazio individuato come possibile location.

Quindi valutare, in base ai rilievi effettuati, come, e se è possibile, gestire sul luogo la produzione di un evento.

Quello che deve essere verificato è che la location abbia i requisiti e gli elementi necessari richiesti dal cliente e che sia adeguata allo svolgimento delle attività previste per l’evento.

Serve soprattutto per controllare la capienza degli spazi, la strumentazione e la tecnologia disponibile, la possibilità di utilizzo di eventuali spazi esterni ecc. È proprio grazie alla site inspection che possiamo confrontare tra di loro diverse location e apprezzarne gli elementi di valore per fare una scelta consapevole.

Quando si svolge la site inspection

Se l’evento che stai organizzando è di grandi dimensioni, sarà necessario fare più sopralluoghi via via che la data prevista si avvicina. Non che sia obbligatorio, ma è sempre consigliabile tornare più volte sul luogo prescelto per assicurarsi che tutto sia adatto allo svolgimento dell’evento come da programma.

• 1 anno prima: scoperta. Il tuo evento è ancora lontano e puoi ancora decidere quale location affittare. È il momento di andare a scoprire diverse strutture e scegliere la migliore in base alle tue esigenze.

• 6 mesi prima: verifica. Programma e budget sono già sommariamente stabiliti. Tornare alla location ti permetterà di verificare i servizi disponibili ed eventualmente apportare modifiche al piano e/o richiedere interventi in loco per lo svolgimento di attività già programmate.
• 1 mese prima: controllo. A questo punto il programma dell’evento e la sua gestione sono definiti. È necessario controllare che la location si sta attivando per preparare tutto come da accordi.

Site inspection checklist

Per fornire ai nostri clienti una descrizione il più dettagliata possibile di ogni location presa in esame, verifichiamo sempre se:

• la capienza ed il numero degli ingressi sono adatti al numero di persone previsto per l’evento
• la tipologia di location è adeguata alla tipologia di evento in programma
• eventuale presenza di una cucina e/o di un servizio di catering interno
• la location è raggiungibile con comodità e con quali mezzi
• la disponibilità di una navetta gratuita da/per aeroporto/stazione
• la location dispone di un parcheggio con o senza sorveglianza

• è possibile camminare comodamente fino all’ingresso
• l’ingresso è agevole anche per persone con disabilità
• servizi igienici in ottimo stato ed in numero sufficiente per ogni piano
• eventuali restrizioni in termini di carico/scarico attrezzature ed allestimenti
• la capienza ed numero degli ingressi sono adatti al flusso di persone dell’evento
• è presente un servizio di accoglienza
• è disponibile una postazione dove predisporre il desk per il check-in dei partecipanti
• è presente un guardaroba

Molto importante e mai da trascurare è anche il controllo di ogni servizio di sicurezza del luogo, come ad esempio uscite di sicurezza a norma ed in numero sufficiente, manutenzione generale dell’edificio ed eventuali ristrutturazioni.

Una volta conclusa la raccolta delle informazioni è molto importante valutare anche l’aspetto relazionale di chi gestisce la location.

Uno scambio di informazioni chiaro, trasparente e diretto con il proprietario, il manager o il direttore della struttura è importantissimo per una efficace pianificazione dell’evento.

Il modus operandi del team di Genius Eventi prevede anche il fotografare tutto quello che è necessario per una descrizione veritiera da sottoporre al cliente, trascrivere le misure delle sale e prendere nota dei servizi principali offerti dalla location.