Organizzazione eventi ed emergenza Covid-19

Gestire il planning in smart working

Per affrontare questa situazione di emergenza e adattarci a questo nuovo modo di vivere, in Genius Eventi abbiamo fatto un’altra cosa in cui siamo bravi: la risoluzione dei problemi! Cambiando immediatamente il normale flusso di lavoro utilizzando la tecnologia per rimanere in contatto con i nostri clienti in questo momento di confusione e incertezza.

Questo ci consente di continuare a gestire tutti gli aspetti che devono ancora essere seguiti quando si organizza un evento in anticipo. Lavorando da casa, facciamo tutto il possibile per difendere la comunità.

È tuttavia importante sottolineare che, nonostante questo momentaneo rallentamento, siamo più che mai sicuri e determinati a supportare i nostri clienti e i loro brand nella gestione di ogni aspetto del loro evento, poiché speriamo sinceramente che entro giugno tutto torni alla normalità.

Vorremmo rassicurare i nostri clienti sul fatto che il nostro team si impegna a garantire che ogni dettaglio sia esattamente come originariamente previsto senza negare il lavoro già svolto fino ad ora, anche se potremmo considerare di rimandare l’occasione.

Come affrontare la pianificazione durante l’emergenza Covid-19

In questo articolo vorremmo fornire alcuni consigli a coloro che devono gestire la pianificazione di un evento durante l’emergenza Covid insieme al nostro team.

Queste sono indicazioni che stiamo mettendo in pratica per tutti gli eventi che sono stati programmati durante il blocco o verso l’inizio dell’estate periodo in cui le cose sembrano ancora abbastanza incerte.

È normale sentirsi delusi e frustrati considerando tutta la pianificazione e l’impegno degli ultimi mesi, ma non è necessario buttare via tutto il lavoro fatto! Non avere il controllo della situazione attuale non significa che non è possibile ottenere lo stesso risultato inizialmente previsto.

Raccomandiamo caldamente di posticipare l’evento in modo da mantenere tutte le decisioni prese fino ad ora e per garantire che i gli ospiti possano parteciparvi quando i tempi saranno più sicuri per tutti. In Genius manteniamo la fiducia e la sicurezza che godersi gli eventi programmati durante l’anno in corso potrebbe essere un vantaggio per le aziende dei nostri clienti e per le nostre spose.

Siamo consapevoli che ad oggi i tempi sono difficili per tutti in tutto il mondo, ma la maggior parte delle persone ha già pianificato di prendere parte agli eventi quindi posticipare di solo pochi mesi, invece di un anno intero, potrebbe essere rassicurante e dare una ragione per non sentirsi persi.

I tuoi clienti o i tuoi ospiti si sentiranno più a loro agio nel sapere che sei anche fiducioso e che manterrai i tuoi piani come dovevano essere, solo, in un altro momento dell’anno. Inoltre, il lancio di un nuovo prodotto o l’annuncio di una novità quest’anno, ti consente di prepararti per qualcosa di diverso il prossimo anno, avendo ancora un altro motivo per invitare i tuoi clienti, forse in un modo completamente nuovo.

Considera la cancellazione attentamente

Vorremmo che i nostri clienti fossero consapevoli del fatto che in caso di cancellazione, il rischio di perdere il deposito o addirittura di dover rimborsare l’intero importo concordato è una realtà. Se hai preso in considerazione tutte le possibilità, verificato con la tua location, i fornitori e gli ospiti e hai deciso che l’unica soluzione possibile per te sarebbe quella di annullare l’intero evento, la restituzione di eventuali depositi già pagati, è a discrezione di ogni fornitore.

Per legge, la tua agenzia eventi non ha alcun potere in questa decisione, a meno che la data dell’evento non cada durante il periodo di lockdown, che in questo caso esclusivo, può essere considerato come causa di ‘forza maggiore’.

Grazie alle nostre precedenti collaborazioni e al fatto che abbiamo ottimi rapporti con i nostri colleghi e fornitori, è vero che, in generale, tutti sono disponibili a modificare la data del tuo evento offrendo gli stessi servizi e lo stesso accordo inizialmente firmato.

Questo è un altro motivo per cui proponiamo sempre di rimandare l’occasione. Il tuo team Genius sarà disponibile nel caso in cui desideri modificare i servizi per abbinarli meglio con il nuovo mese in cui si verificherà l’evento.

Trova date alternative

Il vostro contatto presso Genius Eventi collaborerà con il referente presso la location per vostro conto, per consentirvi di scegliere una nuova data per la celebrazione, seguendo le effettive disponibilità, rinviandola il più possibile entro l’anno in corso o l’anno successivo, se necessario.

Una volta trovata una nuova data con la sede, il team si occuperà di verificare la stessa disponibilità con tutti i fornitori e riconfermare tutti i servizi.

A volte dovrai firmare una modifica dell’accordo indicando le nuove date, a volte sarà sufficiente solo una e-mail.

Se sai già che ci sarà una variazione nel numero di partecipanti, verificheremo insieme ai fornitori se è necessario apportare modifiche al totale dovuto. Assicurati solo di avvisare in modo che possiamo scoprire qualsiasi condizione specifica in caso di riduzione del numero di partecipanti.

Informa i tuoi ospiti

Il prossimo passo, dopo aver concordato la nuova data con gli attori principali della tua occasione speciale, è quello di informare tutti gli ospiti del cambiamento. Possiamo inventare un bel messaggio o un modo carino per farglielo sapere. Se hai un sito web, possiamo modificarlo con le nuove informazioni, se hai dei social media sarebbe bello creare un post speciale dedicato a questi nuovi dati. Se hai cambiato la data del tuo matrimonio, possiamo mettere insieme un nuovo ‘save the date’ da condividere con i tuoi cari. In alcuni casi, solo un’e-mail con le parole giuste può essere la giusta opzione.

In ogni caso, non preoccuparti, tutti sono consapevoli della situazione reale e tutti capiranno il cambio di data, per quello che sappiamo, forse per alcuni potrebbe anche essere migliore!