Come organizzare il miglior evento aziendale
Un evento aziendale può essere organizzato per una varietà di scopi, ognuno dei quali richiede un’attenzione e una pianificazione specifiche. Quando si tratta di organizzare evento aziendale top level, la pianificazione, il budget e il design sono fondamentali.
L'importanza della pianificazione di eventi aziendali
Gli eventi aziendali hanno spesso lo scopo di comunicare strategie aziendali, lanciare un nuovo prodotto o servizio, motivare o premiare i dipendenti o influenzare il comportamento esterno dei clienti nei confronti del brand. Ognuno di questi scopi richiede un’ organizzazione specifica.
Organizzare un evento aziendale per i dipendenti è molto diverso dall’ organizzarne uno per i clienti o gli stakeholder. Inoltre, c’è una grande differenza tra microeventi, eventi di medie dimensioni ed eventi su larga scala.
Prima della pianificazione: obiettivi e investimento
Qualunque sia lo scopo e la dimensione degli eventi, gli interessi in gioco sono molto alti quindi la pianificazione di eventi aziendali non può essere improvvisata o affidata a persone non competenti nel settore. Prima di iniziare l’organizzazione, ci sono due fattori chiave da valutare e definire: obiettivi e budget.
L’investimento monetario a disposizione deve essere considerato per ogni aspetto dell’organizzazione. D’altra parte, gli obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili e pertinenti.
Ricerca della location
La ricerca della location è solitamente il primo passo nell’organizzazione di un evento. Un planner esperto fornirà un portfolio di location con un’ampia gamma di sedi come hotel, ville, resort, sale riunioni e altro ancora. In base al numero di ospiti, al budget e allo stile ricercato dall’azienda, solo alcune di queste location vengono selezionate per una visita.
A volte l’azienda decide di ospitare l’evento direttamente all’interno della propria sede o stabilimento. In questo caso, lo spazio viene accuratamente riprogettato per poter collocare ogni elemento necessario all’evento: tavoli, palchi, area accredito e quant’altro.
Coinvolgimento dei partecipanti
Per offrire un’esperienza unica e coinvolgente per ogni partecipante, devi conoscere il tuo pubblico e soddisfare le sue aspettative. Le pause sono sempre un buon metodo per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e mantenerlo ad un livello elevato per l’intera durata dell’evento.
I break dovrebbero essere progettati per fornire contenuti mirati e realmente interattivi per il tuo pubblico: potrebbe essere un’opportunità di networking, di apprendimento o un momento di spettacolo che verrà poi ricordato.
Marketing dell’evento
Costruendo una campagna di marketing attorno al tuo evento, i partecipanti e le parti interessate si sentiranno più coinvolti. C’è una vasta gamma di attività che si possono mettere in atto in base al tipo e allo stile dell’evento che si sta organizzando. Le partecipazioni custom sono la cosa più semplice da fare, i grandi eventi possono invece richiedere la creazione di un sito web e una campagna di marketing digitale dedicati.
Anche la pubblicità in loco dovrebbe essere inclusa nel piano di marketing, che include segnaletica, banner, volantini e opuscoli e altro materiale utile e personalizzato apposta per l’occasione.
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