Come pianificare efficacemente un evento

Eventi di successo richiedono concept specifici

Alla base di un evento di successo c’è l’idea, la visione di come l’evento si svolgerà. È questa idea che farà da guida durante tutta la fase di pianificazione ed organizzazione. Senza un concept ben definito, stabilito precedentemente ed approvato, pianificare efficacemente un evento diventa molto difficile.

Lo sviluppo di un concept originale è parte del lavoro di event planning che svolgiamo in Genius Eventi. Partendo dalle caratteristiche distintive del nostro cliente, dalla sua filosofia o mission, elaboriamo un concept su misura.

Pianificare un evento: definire obiettivi, budget e pubblico

Fondamentali per lo sviluppo del concept sono: obiettivi, budget e pubblico. Nell’organizzazione di un evento, sia esso un’occasione aziendale, privata o di beneficenza, è infatti molto importante avere ben chiaro in mente gli obiettivi che si intende raggiungere ed il tipo di pubblico a cui ci si rivolge.

Ad esempio presentare un nuovo prodotto sul mercato, festeggiare i 50 anni di attività, premiare i dipendenti con una serata di gala, sono tutti obiettivi differenti.

Così come stakeholder, influencer di settore, top-client, prospect sono tipologie di pubblico diverse che richiedono attenzioni diverse. Per quanto riguarda il budget, è necessario suddividere l’importo in ogni elemento utile all’evento. Ciò a cui prestiamo attenzione in questa fase è fornire al nostro cliente il servizio migliore possibile rispettando il budget a disposizione.

In genere, le voci di spesa più importanti sono: location, catering, intrattenimento, decorazioni, marketing o attività di promozione. A queste possono aggiungersi l’ospitalità ed il trasporto degli ospiti.

Organizzazione eventi: selezionare location e fornitori affidabili

La selezione della location merita un capitolo a parte. Le attività di location scouting, ovvero la ricerca e la valutazione delle migliori venue dove organizzare l’evento, sono le prime da mettere in atto una volta definito concept, budget e numero di ospiti. Dopo anni di esperienza, la nostra agenzia di organizzazione eventi ha sviluppato un portfolio di location che include luoghi adatti ad ogni occasione sia in Italia che all’estero. Scegliere fornitori affidabili è per noi un’altro aspetto di fondamentale importanza. Se l’obiettivo è quello di realizzare un evento di successo, è importante che ogni fornitore coinvolto sia stato testato più volte sul campo.

Event marketing: la promozione dell’evento

In ultimo, ma non meno importante, devono essere considerate le attività di promozione dell’evento. Di queste fanno parte in particolare la realizzazione degli inviti e l’invio degli stessi a tutti gli ospiti previsti.

Come ogni altro elemento dell’evento, anche le partecipazioni dovranno attenersi al concept e rispecchiare il design scelto. A seconda del tipo di evento si possono prevedere inviti cartacei o digitali.